Zespół siedzi w jednym pomieszczeniu, a i tak wszyscy wchodzą na wideokonferencję, każdy przy swoim biurku. To nie jest nowy zwyczaj, który trzeba tępić. Czasem to najrozsądniejsze rozwiązanie, zwłaszcza gdy część osób pracuje zdalnie albo gdy trzeba nagrać ustalenia. Problem pojawia się wtedy, gdy online zbieramy się bez powodu, a rozmowy, które powinny trwać dwie minuty, rozciągają się do godziny. Warto więc ustalić kilka zasad, żeby nie marnować czasu ani nie tworzyć sztucznego dystansu w zespole.

Zacznijcie od pytania, po co komu ten online. Jeśli wszyscy są w biurze i temat jest krótki, lepiej podejść do biurka. Wideokonferencja ma sens, gdy trzeba coś pokazać na ekranie, gdy jedna osoba jest w innym mieście albo gdy liczy się nagranie dla nieobecnych. Warto też zadbać o jakość dźwięku i światło. Mikrofon w laptopie zbiera szumy z całego open space'u, więc albo używajcie słuchawek, albo rezerwujcie małą salę. O tym, jak prowadzić takie rozmowy, gdy siedzicie obok siebie, pisałem szerzej w tekście o rozmowach służbowych, gdy druga osoba siedzi metr dalej — tam znajdziesz konkretne wskazówki dotyczące kamery, tła i tego, kiedy wyłączyć mikrofon.

Ustalcie jedną osobę prowadzącą. Bez tego spotkanie online w tym samym biurze zamienia się w chaos, bo każdy komentuje na żywo, a nikt nie notuje. Prowadzący pilnuje agendy, pilnuje czasu i na koniec podsumowuje ustalenia. Reszta ma wyłączone powiadomienia i zamknięte komunikatory. Jeśli ktoś musi coś sprawdzić, niech powie to na głos, zamiast pisać na czacie, którego połowa osób nie widzi. Krótko: online nie znaczy anonimowo. Kultura wypowiedzi jest taka sama, jak przy jednym stole.

Po spotkaniu wyślijcie notatkę z decyzjami i terminami. To najczęstszy błąd — ludzie wychodzą z wideokonferencji i każdy pamięta co innego. Notatka nie musi być długa, wystarczy lista zadań z osobami odpowiedzialnymi. I jeszcze jedno: nie przenoście na online wszystkiego. Krótkie pytania, ustalenia dwuosobowe i burze mózgów lepiej robić na miejscu. Wideokonferencja to narzędzie, a nie rytuał. Jeśli zespół to zrozumie, spotkania online przestaną być stratą czasu, a staną się normalnym elementem pracy — nawet gdy wszyscy siedzimy w jednym pokoju.